UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

CENTRO DE INFORMAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

Orientação Normativa CIDARQ 01/2018

Dispõe sobre a digitalização, transferência, arquivamento e acesso aos documentos em suporte físico que são digitalizados e inseridos em processos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI-UFG.

O Centro de Informação, Documentação e Arquivo - Cidarq - da Universidade Federal de Goiás - UFG - no uso das atribuições facultadas pelo art. 2º da Resolução - CONSUNI nº 02/2010 e considerando o artº 4º da Resolução - CONSUNI nº 20/2017, tendo em vista a necessidade de padronização dos procedimentos de digitalização, transferência e arquivamento na UFG de documentos inseridos no Sistema Eletrônico de Informaões (SEI), torna pública a seguinte Orientação Normativa.

Seção I

DA DIGITALIZAÇÃO

Art. 1º - Para melhor compreensão desta Orientação Normativa, considerar as seguintes definições:

I - Documento nato-digital – Documento produzido originalmente em meio digital, que nunca passou pelo formato impresso;

II - Documento Físico - Documento em formato não digital, como o papel;

III - Documento Interno: documento arquivístico nato-digital, produzido diretamente no SEI;

IV - Documento Externo: documento arquivístico digital de origem externa ao SEI, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na UFG ou por ela recebido;

V - Tabela de Temporalidade: instrumento arquivístico de gestão de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos, condições de guarda e destinação final dos documentos arquivísticos de uma instituição.

Art. 2º Os documentos em suporte físico recebidos ou produzidos pelas Unidades/Órgãos da UFG que necessitem fazer parte de processos administrativos como peças processuais deverão ser digitalizados e capturados para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

§ 1º Os documentos devem ser produzidos preferencialmente no editor de textos do SEI, evitando sempre que possível digitalizações e procedimentos desnecessários.

§ 2º O documento deverá ser digitalizado em formato PDF com processamento de Reconhecimento Óptico de Carecteres (OCR), gerando uma fiel representação em código digital.

§ 3º Os documentos resultantes de digitalização de originais devem ser autenticados no SEI e serão considerados cópias autenticadas administrativamente.

§ 4º Os documentos digitalizados a partir de cópia simples, cópia autenticada em cartório e cópia autenticada administrativamente serão considerados cópia simples e dispensam a autenticação no SEI.

§ 5º Não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI: jornais, revistas, livros, folders, propagandas, convites, agradecimentos, felicitações e demais materiais quando não se caracterizam como documentos arquivísticos, exceto nos casos em que venham a se tornar peças processuais.

§ 6º No ato de recebimento de documentos em suporte físico de origem externa o servidor deverá registrar a procedência e a data de recebimento.

Art. 3º Os processos de origem externa, recebidos pelas unidades, devem ser enviados ao Cidarq para a digitalização e disponibilização no SEI.

Parágrafo único. O Cidarq, no ato da captura do processo, deverá manter o Número Único de Protocolo - NUP -  atribuído no órgão ou entidade de origem.

Art. 4º É vedado às/aos unidades/órgãos da UFG a digitalização de Processos que tenham sido produzidos antes da implantação do SEI na UFG, em 20/09/2017, nos termos do Art. 28 da Resolução CONSUNI Nº 20/2017.

Parágrafo único. Os processos capturados para o SEI pelas unidades, com data de produção anterior a implantação do sistema, terão suas digitalizações excluídas. A unidade que efetuar o procedimento indevido será notificada pelo Cidarq que incluirá despacho sobre o ocorrido e o processo decorrente da digitalização será concluído.

§ 1º Durante o período de enfrentamento da Covid 19 a conversão de processos físicos para digitais para inserção no SEI-UFG será permitida para os seguintes casos:

I. Para processos físicos que o prazo de tramitação até a conclusão seja longo;

II. Quando o processo estiver em tramitação e por algum motivo externo a tramitação física seja prejudicada ou impedida por determinado período;

III. Quando o processo estiver concluído, mas necessitar voltar a tramitar ou for objeto de consultas frequentes.

§ 2º A conversão de processos em suporte físico para digital deve ser solicitada ao Cidarq, por servidor responsável pelo assunto tratado nos autos ou pela chefia da unidade que deu origem ao processos.

A solicitação deve ser efetuada via sistema GLPI  e direcionada ao grupo SEI-Cidarq;

Na solicitação deve constar os números dos processos a serem convertidos para digitais e a justificativa da necessidade de digitalização;

Os números dos processos (Número Único de Protocolo - NUP) serão mantidos e inseridos no SEI;

Não devem ser abertos novos NUPs para registrar a digitalização de processos antigos.

§ 3º Ao Cidarq compete efetuar, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), o registro dos dados cadastrais do processo a ser convertido.

§ 4º A unidade requerente deve efetuar a digitalização do processo e a inserção dos arquivos no SEI em conformidade com as seguintes regras:

As folhas do processo serão digitalizadas em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo “Em Branco”;

O verso das folhas sem registro de carimbos “em branco” ou que apareçam a captura do conteúdo do anverso da folha devem ser retiradas do arquivo final;

A unidade responsável pela digitalização do processo deverá verificar a numeração das folhas no processo físico e, se necessário, corrigir eventuais erros cometidos na numeração;

O processo de digitalização deverá ser feito de forma a garantir a legibilidade dos documentos digitalizados;

Os documentos não devem ser digitalizados como imagem para não comprometer a pesquisa do conteúdo registrado;

Deve ser utilizada técnica de reconhecimento de caracteres (OCR);

A digitalização deve ser feita em aparelhos scanner e não devem ser feitas fotografias dos documentos do processo;

Cada volume do processo físico será digitalizado em um único arquivo. Caso o arquivo digital exceda o limite de 25 mb os documentos serão capturados em arquivos menores, respeitando as peças documentais;

O servidor responsável pela digitalização deverá registrar no SEI que o procedimento foi executado a partir do documento original e em seguida registrar a autenticação do documento anexado por meio do ícone "Autenticar Documento" ;

Após a inserção dos documentos digitalizados no SEI, deve ser incluído na árvore do processo o Termo de Encerramento de Trâmite Físico (formulário disponível no SEI), relatando as informações sobre a digitalização. O documento deve ser assinado pelo servidor que efetuou a conferência do procedimento;

O Termo de Encerramento de Trâmite Físico será impresso e anexado ao final do processo físico.

Após o procedimento de digitalização o processo físico deverá ser encaminhado ao Cidarq para arquivamento com registro de tramitação efetuado no Módulo Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC;

Nos processos que possuam mídia fisicamente juntada (CD's, DVD's), o arquivo será incluído no SEI como documento externo. Quando verificada a impossibilidade de inclusão por motivo de tamanho ou formato, será incluído um Termo de Existência de Objeto Físico, que fará referência ao documento que tramitará fisicamente.

§ 5º O documento digitalizado destinado a se equipar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, assim como seguir os padrões técnicos mínimos e metadados especificados no  Decreto 10.278, de 18 de março de 2020;

Seção II

DA TRANSFERÊNCIA

Art. 5º Após a digitalização e captura de documentos para o SEI, as unidades deverão:

§ 1º Devolver aos usuários os documentos físicos pessoais apresentados.

§ 2º No caso dos documentos físicos originais ou cópias autenticadas em cartório não devolvidos aos usuários:

I – Anotar, a caneta, na parte superior de cada documento em papel o respectivo Número Único de Protocolo – NUP (exemplo: 23070.000XXX/20XX-XX); o número SEI (exemplo: 00XXXXX). Ver exemplo no ANEXO I;

a - Para a anotação dos respectivos números, é vedado o uso de pincéis ou outro material que comprometa a legibilidade do documento;

b – Atentar-se para que, ao fazer a anotação, não fique prejudicado o conteúdo informacional registrado no documento.

II – Acondicionar os documentos correspondentes a um determinado processo juntos em uma mesma pasta ou envelope e enviá-los ao Cidarq da respectiva Regional, após a conclusão do processo na unidade, para que sejam cumpridos os prazos e destinações regulamentados nas Tabelas de Temporalidade das atividades-meio da administração pública e atividades-fim das Instituições de Ensino Superior;

III – Para a transferência dos documentos digitalizados e capturados para o SEI ao Cidarq, a unidade remetente deverá elaborar Listagem de Transferência de Documentos Digitalizados (ANEXO II) e encaminhá-la para o e-mail protocolo.cidarq@ufg.br, no caso das unidades da Regional Goiânia, ou para o endereço de e-mail disponibilizado pela unidade competente, no caso de outras Regionais;

§ 3º Eliminar cópias simples ou autenticadas administrativamente, nos termos do Art. 12 do Decreto Decreto 8.539 de 08 de outubro de 2015, de forma que as informações não possam ser recuperadas, por meio de processo de fragmentação mecânica ou manual, destinando os papéis à reciclagem.

Seção III

DO ARQUIVAMENTO

Art. 6º Após o recebimento dos documentos em papel o Cidarq deverá:

I - Conferir a documentação transferida com a especificada na listagem citada no Inciso III do Art 5º da presente orientação;

a - Atestar o recebimento, por meio de resposta via e-mail à unidade remetente, caso o documento esteja com preenchimento correto;

b - Retornar os documentos recebidos à unidade remetente caso estejam com preenchimento incorreto.

II - Reunir todos os documentos relativos a um mesmo processo, mesmo que transferidos por unidades diferentes, em um único dossiê, registrando o arquivamento e localização no SEI;

a - Poderão ser utilizadas folhas de papel almaço ou A3 para reunir os documentos em dossiês;

b – Documentos que pertençam a mais de um processo no SEI ficarão arquivados junto ao primeiro processo no qual foram incluídos.

III – Organizar os dossiês formados, conforme os respectivos códigos de classificação;

IV - Cumprir os prazos de guarda e destinação de documentos estipulados em Tabelas de Temporalidade.

Seção IV

DO ACESSO

Art. 7º Caberá à unidade que efetuar a digitalização dos documentos prover o acesso, quando for o caso, a tais documentos que estiverem sob sua responsabilidade até a data em que forem transferidos ao Cidarq.

Art. 8º Quando houver necessidade, deverá ser solicitado ao Cidarq o desarquivamento ou acesso aos documentos digitalizados que pertencerem a processos já concluídos;

I - A solicitação será feita por meio do seguinte endereço de e-mail: arquivo.cidarq@ufg.br;

II - Caso o Cidarq ainda não tenha recebido a documentação solicitada, enviará o requerimento à unidade detentora para realização do atendimento, comunicando ao interessado a transferência do pedido.

III - O Cidarq manterá controle da documentação desarquivada, sob sua responsabilidade, e providenciará a devolução ao mesmo local de arquivamento quando receber de volta a documentação.

Art. 9º Situações não previstas ou dúvidas referentes aos procedimentos de digitalização, transferência, arquivamento e acesso deverão ser dirimidas pelo Centro de Informação, Documentação e Arquivo – Cidarq.

Documento assinado eletronicamente por Paulo Eduardo de Oliveira Neto, Diretor, em 11/08/2020, às 11:22, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Leandro Luís Galdino De Oliveira, Secretário de Tecnologia e Informação, em 11/08/2020, às 11:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufg.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1481340 e o código CRC 46FCB9A7.