Boletim de Serviço Eletrônico em 30/05/2022

Timbre

UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS

 

  

PORTARIA Nº 1907 de 26 DE MAIO DE 2022

 

Padroniza a publicização de documentos produzidos e inseridos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Universidade Federal de Goiás (UFG) com uso do Módulo de Pesquisa Pública, desenvolvido pelo Conselho de Administração e Desenvolvimento Econômico (CADE) e disponibilizado no Portal do Software Público Brasileiro.

 

A REITORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS, no uso de suas atribuições legais, estatutárias e regimentais, tendo em vista o que consta nos processos nº 23070.030965/2021-31, 23070.058790/2021-27 e 23070.037771/2021-67, RESOLVE:

 

Art. 1º Para melhor compreensão desta Portaria, considera-se as seguintes definições:

I - Documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato ou do suporte;

II - Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

III - Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico;

IV - Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

V - Requerimento: Documento utilizado para a formalização dos mais diferentes tipos de solicitações às autoridades;

VI - Processo administrativo: Conjunto de documentos reunidos no decurso de uma ação administrativa;

VII - Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

VIII - Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

IX - Tratamento da Informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;

X - Informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

XI - Dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

XII - Anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;

Art. 2º Os procedimentos previstos nesta Portaria destinam-se a padronizar a publicização de documentos produzidos e inseridos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Universidade Federal de Goiás (UFG) com uso do Módulo de Pesquisa Pública, desenvolvido pelo Conselho de Administração e Desenvolvimento Econômico (CADE) e disponibilizado no Portal do Software Público Brasileiro.

Art. 3º Fica instituído o Módulo de Pesquisa Pública como ferramenta para acesso ao inteiro teor dos documentos públicos produzidos e inseridos no Sistema Eletrônico de Informações da Universidade Federal de Goiás (SEI-UFG).

Art. 4º Fica definida a metodologia de trabalho para a revisão do passivo documental existente no SEI-UFG entre o período de 20/09/2017 a 31/05/2022 a fim de evitar vazamento de dados e informações de caráter restrito dos processos administrativos;

Art. 5º Os documentos públicos pertencentes ao passivo documental do SEI-UFG deverão ter seu nível de classificação revisto e, caso apresentem informação restrita com base em alguma lei/norma específica, deverão ser reclassificados de acordo com a hipótese legal correspondente.

§ 1º  Documentos com informações/dados sensíveis que se enquadrem nas hipóteses de restrição listadas no SEI-UFG e/ou nas Orientações expedidas pela SETI/Cidarq deverão ter seu acesso considerado como restrito.

§ 2º  A restrição de acesso a documentos no SEI-UFG é aplicada para informar aos servidores(as) e colaboradores(as) que atuam nas atividades administrativas que há informações sensíveis nos documentos dos processos e evitar a disponibilização automática do documento ao público.

§ 3º O acesso ao documento restrito não é vedado, mas deve ser tratado antes de disponibilização ao público.

§ 4º  A solicitação de acesso ao documento restrito do SEI-UFG deve ser cadastrada pelo interessado pela Plataforma Fala.BR - Acesso à Informação e direcionada à UFG..

§ 5º O Serviço de Informação ao Cidadão (SIC-UFG) dará encaminhamento à solicitação de acordo com a Portaria nº 1.127/2021 e Portaria nº 1.371/2021;

§ 6º A unidade responsável pelo processo fará o tratamento das informações restritas nos documentos (aposição de tarjas) para disponibilização ao solicitante, de acordo com o disposto na Lei 12.527/2011 e no Decreto 7.724/2012.

Art. 6º O(a) servidor(a) e colaborador(a) que tiver acesso a um documento com dados/informações restritas em razão do exercício de seu cargo ou função deve zelar pela confidencialidade do documento.

Art. 7º Será disponibilizado aos servidores (as) e colaboradores (as) de todas as unidades acadêmicas e órgãos administrativos cadastradas no SEI-UFG, relatório dos documentos produzidos e inseridos no sistema, dentro do período especificado no artigo 4º.

Art. 8º Os(As) servidores(as) e colaboradores(as) das unidades cadastradas no SEI-UFG deverão reavaliar o nível de acesso dos documentos produzidos e inseridos no sistema, com base no relatório disponibilizado e de acordo com a organização interna de cada unidade;

§ 1º O(A) Diretor(a) do(a) unidade do SEI nomeará servidores/colaboradores para realizar o acesso aos documentos produzidos pelas unidades no período especificado para revisão do conteúdo e modificação do nível de acesso, se necessário.

§ 2º O(A) Diretor(a) da unidade do SEI definirá servidor(a) responsável por revisar os documentos produzidos/inseridos pelos(as) servidores(as) inativos(as) - aposentadorias ou outra situação de encerramento de vínculo com a UFG.

§ 3º A redefinição do nível de acesso ao documento será realizada de acordo com as hipóteses legais disponíveis no SEI-UFG e na orientação disponibilizada pelo Centro de Informação, Documentação e Arquivo (Cidarq).

§ 4º A alteração do nível de acesso de público para restrito deverá ser feita somente em caso de identificação de dado/informação sensível no documento.

§ 5º. As unidades/órgãos deverão seguir o tutorial de reclassificação disponibilizado pela Secretaria de Tecnologia e Informação - SeTI/UFG.

§ 6º A classificação de nível de acesso deve ser feita documento a documento.

I - É necessário observar se o documento possui informação pessoal (relativa à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem do interessado) ou outras hipóteses de restrição aplicáveis.

II - Caso a situação do inciso I seja afirmativa o documento deverá ter nível de acesso restrito.

III - Caso a situação do inciso I seja negativa o documento deverá ter nível de acesso público.

§ 1º O(A) Gestor(a) da Unidade de origem do processo deverá designar uma comissão de servidores interna que tratará da reclassificação dos documentos gerados pelos servidores(as) / colaboradores(as) que não possuírem acesso a unidade de origem do processo.

Art. 9º O relatório dos documentos públicos produzidos e inseridos no SEI-UFG entre o período de 20/09/2017 a 31/05/2022 será disponibilizado na Plataforma Analisa UFG;

Art. 10 A partir da publicação desta portaria todos os novos documentos produzidos e inseridos no SEI-UFG deverão ser, obrigatoriamente, classificados no momento de sua criação/inclusão, de acordo com o nível de acesso ao conteúdo dos documentos e relacionado às suas respectivas hipóteses legais de restrição, quando aplicável;

Art. 11 A partir do dia 31/05/2022 o relatório disponibilizado na Plataforma Analisa UFG não será atualizado com os novos documentos criados/inseridos pelos servidores/colaboradores.

Art. 12 O prazo para a revisão do passivo documental no período especificado será até dia 31 de agosto de 2022.

Art. 13 O(A) Diretor(a) da unidade/órgão deve zelar para que todos os documentos produzidos por sua unidade, incluídos no relatório disponibilizado, tenham sua classificação revista até o final do período especificado no Artigo 12.

§ 1º A partir de 01 de setembro de 2022, o módulo de Pesquisa Pública será parametrizado pela SeTI/CIDARQ para possibilitar a consulta ao inteiro teor de documentos identificados com o nível de acesso público.

§ 2º A responsabilidade de eventual vazamento de dados/informações restritos(as) em decorrência da não classificação correta do documento será atribuída ao servidor(a) ou colaborador(a) que efetuou a inserção da mesma no processo, solidária com a chefia da unidade que não tenha zelado pela correção das ações efetuadas no sistema pelos membros de sua equipe.

Art. 14 As unidades gestoras dos assuntos dos processos (Pró-Reitorias e Secretarias) deverão, junto com o Cidarq, rever os modelos dos documentos e formulários produzidos para adequá-los para exigir o preenchimento de informações estritamente necessárias ao desenvolvimento das atividades.

Art. 15 As unidades gestoras dos assuntos dos processos (Pró-Reitorias e Secretarias) deverão, junto com o Cidarq, preencher as bases do conhecimento dos processos disponibilizados no sistema.

Art. 16 O vazamento de dados e informações restritas poderá resultar ao servidor(a), colaborador(a) responsável pela ação, a responsabilização penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. 

Art. 17 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

ANGELITA PEREIRA DE LIMA


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Documento assinado eletronicamente por Angelita Pereira De Lima, Reitora, em 28/05/2022, às 10:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.


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Referência: Processo nº 23070.058790/2021-27 SEI nº 2935297