UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS

PORTARIA Nº 1907 de 26 DE MAIO DE 2022

Padroniza a publicização de documentos produzidos e inseridos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Universidade Federal de Goiás (UFG) com uso do Módulo de Pesquisa Pública, desenvolvido pelo Conselho de Administração e Desenvolvimento Econômico (CADE) e disponibilizado no Portal do Software Público Brasileiro.

A REITORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS, no uso de suas atribuições legais, estatutárias e regimentais, tendo em vista o que consta nos processos nº 23070.030965/2021-31, 23070.058790/2021-27 e 23070.037771/2021-67, RESOLVE:

Art. 1º Para melhor compreensão desta Portaria, considera-se as seguintes definições:

I - Documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato ou do suporte;

II - Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

III - Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico;

IV - Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

V - Requerimento: Documento utilizado para a formalização dos mais diferentes tipos de solicitações às autoridades;

VI - Processo administrativo: Conjunto de documentos reunidos no decurso de uma ação administrativa;

VII - Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

VIII - Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

IX - Tratamento da Informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;

X - Informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

XI - Dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

XII - Anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;

Art. 2º Os procedimentos previstos nesta Portaria destinam-se a padronizar a publicização de documentos produzidos e inseridos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Universidade Federal de Goiás (UFG) com uso do Módulo de Pesquisa Pública, desenvolvido pelo Conselho de Administração e Desenvolvimento Econômico (CADE) e disponibilizado no Portal do Software Público Brasileiro.

Art. 3º Fica instituído o Módulo de Pesquisa Pública como ferramenta para acesso ao inteiro teor dos documentos públicos produzidos e inseridos no Sistema Eletrônico de Informações da Universidade Federal de Goiás (SEI-UFG).

Art. 4º Fica definida a metodologia de trabalho para a revisão do passivo documental existente no SEI-UFG entre o período de 20/09/2017 a 31/05/2022 a fim de evitar vazamento de dados e informações de caráter restrito dos processos administrativos;

Art. 5º Os documentos públicos pertencentes ao passivo documental do SEI-UFG deverão ter seu nível de classificação revisto e, caso apresentem informação restrita com base em alguma lei/norma específica, deverão ser reclassificados de acordo com a hipótese legal correspondente.

§ 1º  Documentos com informações/dados sensíveis que se enquadrem nas hipóteses de restrição listadas no SEI-UFG e/ou nas Orientações expedidas pela SETI/Cidarq deverão ter seu acesso considerado como restrito.

§ 2º  A restrição de acesso a documentos no SEI-UFG é aplicada para informar aos servidores(as) e colaboradores(as) que atuam nas atividades administrativas que há informações sensíveis nos documentos dos processos e evitar a disponibilização automática do documento ao público.

§ 3º O acesso ao documento restrito não é vedado, mas deve ser tratado antes de disponibilização ao público.

§ 4º  A solicitação de acesso ao documento restrito do SEI-UFG deve ser cadastrada pelo interessado pela Plataforma Fala.BR - Acesso à Informação e direcionada à UFG..

§ 5º O Serviço de Informação ao Cidadão (SIC-UFG) dará encaminhamento à solicitação de acordo com a Portaria nº 1.127/2021 e Portaria nº 1.371/2021;

§ 6º A unidade responsável pelo processo fará o tratamento das informações restritas nos documentos (aposição de tarjas) para disponibilização ao solicitante, de acordo com o disposto na Lei 12.527/2011 e no Decreto 7.724/2012.

Art. 6º O(a) servidor(a) e colaborador(a) que tiver acesso a um documento com dados/informações restritas em razão do exercício de seu cargo ou função deve zelar pela confidencialidade do documento.

Art. 7º Será disponibilizado aos servidores (as) e colaboradores (as) de todas as unidades acadêmicas e órgãos administrativos cadastradas no SEI-UFG, relatório dos documentos produzidos e inseridos no sistema, dentro do período especificado no artigo 4º.

Art. 8º Os(As) servidores(as) e colaboradores(as) das unidades cadastradas no SEI-UFG deverão reavaliar o nível de acesso dos documentos produzidos e inseridos no sistema, com base no relatório disponibilizado e de acordo com a organização interna de cada unidade;

§ 1º O(A) Diretor(a) do(a) unidade do SEI nomeará servidores/colaboradores para realizar o acesso aos documentos produzidos pelas unidades no período especificado para revisão do conteúdo e modificação do nível de acesso, se necessário.

§ 2º O(A) Diretor(a) da unidade do SEI definirá servidor(a) responsável por revisar os documentos produzidos/inseridos pelos(as) servidores(as) inativos(as) - aposentadorias ou outra situação de encerramento de vínculo com a UFG.

§ 3º A redefinição do nível de acesso ao documento será realizada de acordo com as hipóteses legais disponíveis no SEI-UFG e na orientação disponibilizada pelo Centro de Informação, Documentação e Arquivo (Cidarq).

§ 4º A alteração do nível de acesso de público para restrito deverá ser feita somente em caso de identificação de dado/informação sensível no documento.

§ 5º. As unidades/órgãos deverão seguir o tutorial de reclassificação disponibilizado pela Secretaria de Tecnologia e Informação - SeTI/UFG.

§ 6º A classificação de nível de acesso deve ser feita documento a documento.

I - É necessário observar se o documento possui informação pessoal (relativa à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem do interessado) ou outras hipóteses de restrição aplicáveis.

II - Caso a situação do inciso I seja afirmativa o documento deverá ter nível de acesso restrito.

III - Caso a situação do inciso I seja negativa o documento deverá ter nível de acesso público.

§ 1º O(A) Gestor(a) da Unidade de origem do processo deverá designar uma comissão de servidores interna que tratará da reclassificação dos documentos gerados pelos servidores(as) / colaboradores(as) que não possuírem acesso a unidade de origem do processo.

Art. 9º O relatório dos documentos públicos produzidos e inseridos no SEI-UFG entre o período de 20/09/2017 a 31/05/2022 será disponibilizado na Plataforma Analisa UFG;

Art. 10 A partir da publicação desta portaria todos os novos documentos produzidos e inseridos no SEI-UFG deverão ser, obrigatoriamente, classificados no momento de sua criação/inclusão, de acordo com o nível de acesso ao conteúdo dos documentos e relacionado às suas respectivas hipóteses legais de restrição, quando aplicável;

Art. 11 A partir do dia 31/05/2022 o relatório disponibilizado na Plataforma Analisa UFG não será atualizado com os novos documentos criados/inseridos pelos servidores/colaboradores.

Art. 12 O prazo para a revisão do passivo documental no período especificado será até dia 31 de agosto de 2022.

Art. 13 O(A) Diretor(a) da unidade/órgão deve zelar para que todos os documentos produzidos por sua unidade, incluídos no relatório disponibilizado, tenham sua classificação revista até o final do período especificado no Artigo 12.

§ 1º A partir de 01 de setembro de 2022, o módulo de Pesquisa Pública será parametrizado pela SeTI/CIDARQ para possibilitar a consulta ao inteiro teor de documentos identificados com o nível de acesso público.

§ 2º A responsabilidade de eventual vazamento de dados/informações restritos(as) em decorrência da não classificação correta do documento será atribuída ao servidor(a) ou colaborador(a) que efetuou a inserção da mesma no processo, solidária com a chefia da unidade que não tenha zelado pela correção das ações efetuadas no sistema pelos membros de sua equipe.

Art. 14 As unidades gestoras dos assuntos dos processos (Pró-Reitorias e Secretarias) deverão, junto com o Cidarq, rever os modelos dos documentos e formulários produzidos para adequá-los para exigir o preenchimento de informações estritamente necessárias ao desenvolvimento das atividades.

Art. 15 As unidades gestoras dos assuntos dos processos (Pró-Reitorias e Secretarias) deverão, junto com o Cidarq, preencher as bases do conhecimento dos processos disponibilizados no sistema.

Art. 16 O vazamento de dados e informações restritas poderá resultar ao servidor(a), colaborador(a) responsável pela ação, a responsabilização penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. 

Art. 17 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANGELITA PEREIRA DE LIMA

Documento assinado eletronicamente por Angelita Pereira De Lima, Reitora, em 28/05/2022, às 10:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufg.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2935297 e o código CRC C06CE9BF.