UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

CENTRO DE INFORMAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

Orientação Normativa CIDARQ 03, de 27 de fevereiro de 2019

Dispõe sobre a padronização na produção e uso de Ofícios no âmbito da Universidade Federal de Goiás – UFG.

A Secretaria de Tecnologia e Informação - SeTI -  e o Centro de Informação, Documentação e Arquivo - Cidarq - da Universidade Federal de Goiás - UFG -, no uso das atribuições facultadas pelo art. 2º da Resolução CONSUNI nº 02/2010 e considerando os arts. 1º, 2º e 4º da Resolução CONSUNI nº 20/2017, tendo em vista a necessidade de padronização da produção e uso de Ofícios na UFG, torna pública a seguinte Orientação Normativa.

Art. 1º Os procedimentos previstos nesta Orientação Normativa destinam-se a padronizar a produção e o recebimento  de expedientes destinados a comunicação oficial na UFG, no padrão ofício.

Art. 2º Para o entendimento desta Orientação Normativa, serão considerados os seguintes conceitos e definições:

I – Carta: correspondência recebida pela UFG de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado;

II – Correspondência particular: correspondência direcionada a servidor(a) ou colaborador(a) da UFG, cujo teor é de interesse particular do(a) destinatário(a) e não diz respeito à atividades da instituição;

III – Documento arquivístico: documento produzido ou recebido pela instituição em decorrência do exercício de suas atividades e que serve como fonte de prova e informação;

IV –  Dossiês ou pastas – conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento;

V –NUP: Número Único de Protocolo;

VI – Ofício: comunicação oficial expedida por autoridade pública competente, utilizada para o tratamento de assuntos oficiais com outras entidades (públicas e privadas), pessoas físicas e unidades internas da UFG;

VII – Ofício Circular: comunicação oficial enviada do mesmo expediente para mais de um(a) destinatário(a);

Art. 3º O modelo de Ofício disponível para uso no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFG possui características embasadas no Manual de Redação da Presidência da República com adaptações ao ambiente eletrônico.

Paragrafo único: As adaptações citadas no caput serão realizadas apenas para adequação às funcionalidades do SEI.

Art. 4º Os Ofícios produzidos devem ser utilizados para comunicação de assuntos oficiais ou encaminhamento de documentos para outras instituições (públicas e privadas), pessoas físicas e unidades internas da UFG, não devendo-se acrescentar outros documentos à árvore do processo no SEI, exceto quando a mensagem a ser encaminhada possuir anexos.

§ 1º Para produzir Ofícios no SEI o usuário deve seguir os seguintes procedimentos:

I - Selecionar o tipo de processo –​ Administração Geral: Comunicação Oficial;

II -  Na tela de cadastro do processo no SEI inserir, no campo "Especificação", o assunto principal a ser tratado no ofício;

III - Na tela de cadastro do processo no SEI inserir, no campo "Interessado", o nome dos (as) interessados (as);

IV - Na tela de cadastro do processo no SEI preencher, no campo "Observações desta Unidade", resumo de informações pertinentes ao assunto tratado;

V - Na tela de cadastro do processo no SEI selecionar o nível de acesso "público", exceto nos casos de restrição ou sigilo previstos em lei;

§ 2º Para incluir ofício no processo, o usuário deve seguir os seguintes procedimentos:

I - Selecionar o tipo de documento –​ Ofício;

II - Na tela de cadastro do documento no SEI inserir, no campo "Descrição", o assunto do ofício;

III - Na tela de cadastro do documento no SEI inserir, no campo "Interessado", o nome dos (as) interessados (as), caso o sistema não apresente automaticamente o campo preenchido;

IV - Na tela de cadastro do documento no SEI inserir, no campo "Destinatário", o nome dos (as) destinatários (as) do Ofício;

V - Na tela de cadastro do documento no SEI inserir, no campo "Observações desta Unidade", resumo de informações pertinentes ao assunto tratado;

VI - Na tela de cadastro do documento no SEI selecionar o nível de acesso "público", exceto nos casos de restrição ou sigilo previstos em lei;

§ 3º Em situações específicas, Ofícios podem ser produzidos dentro de processos em tramitação.

§ 4º É vedada a inclusão de Ofícios que versem sobre assuntos e objetos distintos em um mesmo processo no SEI, formando dossiês ou pastas.

Art. 5º O recebimento de Ofícios endereçados à UFG por outras instituições será centralizado no Cidarq que fará o registro, cadastro e captura para o SEI bem como o encaminhamento para a unidade de destino do documento.

§ 1º Os Ofícios em suporte físico (papel) recebidos por outras unidades deverão ser enviados ao Cidarq para efetivação dos procedimentos referidos no caput.

§ 2º Os Ofícios recebidos por outras unidades em meio eletrônico deverão ser enviados ao Cidarq por meio do correio eletrônico institucional para o endereço protocolo.cidarq@ufg.br.

§ 3º O Cidarq não receberá cópias impressas de Ofícios que tenham sido encaminhados para a UFG em meio eletrônico.

§ 4º Em situações específicas Ofícios podem ser cadastrados e inseridos em processos em tramitação.

Art. 6º O encaminhamento de Ofícios para outras instituições (públicas e/ou privadas) e pessoas físicas deve ser realizado por e-mail interno do SEI por meio do ícone: Enviar Correspondência Eletrônica.

§ 1º O envio de Ofícios entre unidades da Universidade deve ser efetuado, obrigatoriamente, pelo ícone: Enviar Processos .

§ 2º As unidades que receberem processo de comunicação interna não deverão anexar documentos no processo.

§ 3º A ciência do destinatário será registrada pelo ícone: Ciência .

§ 4º Após receber o comunicado, o processo deve ser concluído na unidade receptora.

Art. 7º Aplicam-se às cartas recebidas pela UFG os mesmos procedimentos relacionados aos Ofícios recebidos, conforme o disposto no art. 5º. 

Art. 8º É vedada a inclusão de correspondências particulares no SEI, exceto quando efetivamente necessária à instrução processual.

Art. 9º Os documentos no padrão Ofício Circular serão produzidos e publicados no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI (Publicações Eletrônicas) por meio do Ícone: Agendar Publicação .

§ 1º Para incluir Ofício Circular no processo o usuário deve selecionar o tipo de documento - Ofício Circular e seguir os procedimentos dispostos nos incisos II, III, IV, V e VI do § 2º do Art. 4º. 

§ 2º Após a edição, assinatura e publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI a unidade remetente enviará o Ofício Circular por e-mail do SEI conforme disposto no art. 6º ou utilizando a funcionalidade grupos de envio do SEI.

Art. 10. A numeração dos Ofícios será automática e sequencial por unidade da UFG.

Parágrafo único: Em caso de exclusão de documento a numeração será perdida e inutilizada pelo SEI.

Art. 11. A partir do dia 18 de março de 2019 todas as unidades que compõem a Universidade Federal de Goiás deverão, obrigatoriamente, produzir Ofícios no SEI.

Paragráfo único. Não será permitida a produção de Ofícios em suporte físico (papel) no âmbito da UFG após a data estipulada no caput deste artigo.

Art. 12. Está expressamente proibida a produção de Memorandos, conforme nova edição do Manual de Redação da Presidência da República.

Art. 13. Os casos excepcionais ou omissos serão dirimidos pela SetI/Cidarq.

Documento assinado eletronicamente por Paulo Eduardo de Oliveira Neto, Diretor, em 27/02/2019, às 16:51, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Leandro Luís Galdino De Oliveira, Secretário de Tecnologia e Informação, em 27/02/2019, às 17:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufg.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0532837 e o código CRC AE1FE4C7.