UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

CENTRO DE INFORMAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

Orientação Normativa CIDARQ 04, de 09 de abril de 2019

Dispõe sobre os procedimentos para habilitação de cadastro de usuários externos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal de Goiás (UFG)

O Centro de Informação, Documentação e Arquivo (Cidarq), órgão vinculado à Secretaria de Tecnologia e Informação (SeTI) da UFG, no uso das atribuições facultadas pelo art. 2º da Resolução CONSUNI nº 02/2010 e considerando o artº 4º da Resolução CONSUNI nº 20/2017, tendo em vista a necessidade de padronização, aperfeiçoamento e simplificação do procedimento de habilitação de usuários externos do SEI, em conformidade com a Lei n. 13.726, de 08 de outubro de 2018, torna pública a seguinte Orientação Normativa.

Art. 1º A presente Orientação Normativa disciplina o credenciamento remoto de usuários externos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no âmbito da UFG, que não tenham condições de se dirigir presencialmente ao Cidarq para cadastramento de seu acesso.

Art. 2º Entende-se por "usuários externos” as pessoas físicas, representantes de pessoa jurídica ou não, que necessitem peticionar, visualizar ou assinar documentos no SEI no âmbito da UFG e que não possuam acesso direto ao sistema. 

Art. 3º Os usuários externos, mediante credenciamento, poderão:

I. acompanhar o trâmite de processos e documentos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação;

II. assinar e peticionar eletronicamente documentos de seu interesse.

Art. 4º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir do preenchimento do formulário de cadastro disponível no Portal UFG Virtual.

§1º O cadastro, em regra, será realizado apenas uma vez para cada pessoa física.

§ 2º Em caso de perda de acesso ou inconsistência de dados um novo cadastro poderá ser solicitado, conforme procedimentos previstos no Art. 5º desta Orientação.

Art. 5º Para validação do cadastro de usuário externo no SEI-UFG o usuário deverá encaminhar ao e-mail sei@ufg.br cópia digital do Termo de Concordância e Veracidade, cópia digital de documento oficial de identificação com foto que contenha o número de CPF e, se representante de empresa, cópia da última atualização do Contrato Social da empresa que representa.

I. O Termo de Declaração de Concordância e Veracidade deve ser preenchido, datado, assinado e preservado pelo interessado.

a) o Termo de Concordância e Veracidade deve ser, preferencialmente, assinado com certificado digital padrão ICP-Brasil e passível de validação no verificador de conformidade do padrão de assinatura digital ICP-Brasil;

b) na impossibilidade de atendimento do item a, o usuário deverá assinar o Termo de Concordância e Veracidade, digitalizá-lo e utilizar conta de e-mail institucional de sua empresa ou instituição à qual esteja vinculado para o envio à UFG.

c) na impossibilidade de atendimento dos itens a ou b, o usuário deverá enviar além do  Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, devidamente assinado, a imagem pessoal digital (fotografia) com documento de identificação oficial com foto em mãos de forma a complementar a certificação de identidade do usuário.

II. O documento de identificação oficial com foto deve conter o número de Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou, se estrangeiro, Passaporte ou Registro Nacional de Estrangeiros (RNE);

III. A cópia do Contrato Social ou Alteração Contratual, deve ser atualizada e deve acompanhar os demais documentos quando se tratar de representante de empresa.

a) Os documentos listados nos incisos I, II e III devem ser enviados, preferencialmente, como cópias digitais coloridas.

Art. 6º O recebimento da documentação ficará registrado em processo no SEI:

§ 1º O processo será iniciado com o assunto: “Informática: Cadastro de usuários externos no SEI”;

§ 2º Os documentos listados no art. 5º serão inseridos no processo como documentos externos juntamente com a cópia do e-mail enviado pelo interessado;

§ 3º O interessado será comunicado por e-mail e o processo deverá ser concluído na unidade; 

§ 4º Cabe ao Cidarq a instrução do processo e a validação do cadastro de usuário externo.

Art. 7º A UFG poderá solicitar, a qualquer momento, documentação complementar para efetivação da validação do cadastro, assim como requisitar a apresentação de originais ou cópias autenticadas em cartório, definindo um prazo para o atendimento da solicitação, quando os documentos não forem suficientes para comprovação de identificação do usuário.

§ 1º O credenciamento de usuário externo será indeferido ou desativado no descumprimento das exigências de apresentação de documentação solicitada pela UFG;

§ 2º O cadastro de usuário externo será efetivado apenas após a apresentação dos documentos requeridos, sendo eventuais prejuízos decorrentes de atrasos na entrega da documentação de inteira responsabilidade do usuário.

§ 3º Digitalizações que estejam ilegíveis serão desconsideradas e o usuário será contatado para providenciar novo envio da documentação.

Art. 8º Ao obter credenciamento o usuário externo aceita incondicionalmente os termos e condições que regem o processo eletrônico e o sistema SEI e assume responsabilidade civil, penal e administrativa pelo uso do login e senha, que lhe são exclusivos, bem como pelo uso indevido do sistema.

Art. 9º Havendo suspeita de fraude no cadastro de usuário externo, assim como no uso do sistema por parte do mesmo e/ou de terceiros, o servidor que tiver conhecimento deverá comunicar às autoridades competentes para que seja instaurado procedimento investigativo para apuração dos fatos.

Parágrafo único. A instauração de procedimentos investigativos por parte de outros Órgãos não isenta a UFG da responsabilidade de apurar os fatos internamente, na instância administrativa, e de adotar ações para que os mesmos não voltem a se repetir.

Art. 10 Os estudantes, servidores cedidos e inativos da UFG serão cadastrados automaticamente de acordo com regras definidas pelos órgãos integrantes da SeTI.

Parágrafo único. Em caso de inconsistência de dados no cadastro do usuário mencionados no caput, estes deverão acionar o Cidarq para orientação.  

Art. 11 Situações não previstas ou dúvidas referentes aos procedimentos para o cadastro externo de usuário do SEI serão dirimidas pelo Cidarq.

Documento assinado eletronicamente por Leandro Luís Galdino De Oliveira, Secretário de Tecnologia e Informação, em 09/04/2019, às 16:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Paulo Eduardo de Oliveira Neto, Diretor, em 09/04/2019, às 18:03, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufg.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0602469 e o código CRC 583CFAB3.