Boletim de Serviço Eletrônico em 05/06/2019

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

CENTRO DE INFORMAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

OFÍCIO CIRCULAR Nº 4/2019/CIDARQ/UFG

Processo nº 23070.012551/2019-14

Goiânia, 03 de junho de 2019.

 

Aos gestores e gestoras, servidores, servidoras, funcionários e funcionárias que utilizam e-mail para comunicação oficial na UFG

  

Assunto: Necessidade de uso de conta de correio eletrônico (e-mail) institucional para comunicação na UFG.

Referência: Caso responda este Ofício, indicar expressamente o Processo nº 23070.012551/2019-14.

Senhoras e Senhores,

 

No início de 2019 a  UFG realizou a adesão, via associação à Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP),  ao pacote de serviços da plataforma G Suite. Dentre outras soluções disponibilizadas está o serviço de e-mail da plataforma. O antigo e-mail (Zimbra) foi descontinuado e suas mensagens migradas para o G Suite. A Secretaria de Tecnologia e Informação (SeTI) e o Centro de Recursos Computacionais (Cercomp) atenderam à antiga demanda por parte da comunidade universitária de um serviço de e-mail de qualidade e alta disponibilidade. 

Informamos que a UFG administra o serviço de e-mail contratado e a forma oficial de envio de correspondências eletrônicas é o e-mail no padrão loginúnico@ufg.br. Os Diretores de Unidades Acadêmicas (UA), Unidades Acadêmicas Especiais (UAE) e Órgãos podem solicitar a criação de grupos de e-mail no padrão nome da unidade@ufg.br para gerenciar as mensagens destinadas às unidades.

Verificamos que há desconformidade com a legislação brasileira na realização de atos administrativos formalizados com uso de contas pessoais de e-mail. Verificamos também que muitos servidores utilizam suas contas pessoais (no domínio @Yahoo, @hotmail ou @gmail) para comunicar atos inerentes ao desempenho de seu cargo ou função na universidade. Identificamos, ainda,  unidades e órgãos utilizando contas de e-mail pessoais criadas com o nome de unidade e programas sem o padrão @ufg.br.

Assim, solicitamos que:

a) não utilizem contas pessoais de e-mail para tratar de assuntos institucionais relativo ao desempenho de suas atividades;

b) substituam as contas pessoais em nome da unidade pelos endereços dos grupos de e-mail.

Exemplo:

Grupos: protocolo.cidarq@ufg.br ; arquivo.cidarq@ufg.br ; cidarq@ufg.br.

Os Diretores de UA, UAE e Órgãos da UFG devem solicitar ao Cercomp, via GLPI, a criação dos grupos de e-mail para as unidades que não possuem grupos cadastrados. Os servidores que nunca utilizaram e-mail institucional devem acessar o portal UFGNET para ativar a conta de e-mail institucional.

 

Informamos ainda que os documentos utilizados para nortear esta recomendação são:

a) Manual de Redação da Presidência da República;

b) Guia Básico de Orientações ao Gestor em Segurança da Informação e Comunicações;

c) Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo;

d) Política de Comunicação da UFG.

 

 

Atenciosamente,


logotipo

Documento assinado eletronicamente por Paulo Eduardo de Oliveira Neto, Diretor, em 05/06/2019, às 11:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


logotipo

Documento assinado eletronicamente por Leandro Luís Galdino De Oliveira, Secretário de Tecnologia e Informação, em 05/06/2019, às 15:31, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.


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protocolo.cidarq@ufg.br   


Referência: Caso responda este Ofício, indicar expressamente o Processo nº 23070.012551/2019-14 SEI nº 0691438