SEI/UFG - 0718852 - OFÍCIO CIRCULAR

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS

CENTRO DE INFORMAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

Às (Aos) Coordenadoras e Coordenadores de cursos de Graduação e de Programas de Pós-Graduação (stricto sensu) da UFG.

Assunto: Cadastro de estudantes de Graduação e Pós-Graduação (stricto sensu) como usuários externos no SEI-UFG.

Referência: Caso responda este Ofício, indicar expressamente o Processo nº 23070.018766/2019-31.

Em parceria com Centro de Recursos Computacionais (Cercomp), Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), Pró-Reitoria de Pós-Graduação (PRPG) e Centro de Gestão acadêmica (CGA) realizamos o cadastro automático de discentes da graduação, em 13 de julho de 2018, e de discentes de pós-graduação, em 11 de julho de 2019, como usuários externos no SEI-UFG. Dessa forma, as(os) estudantes podem assinar documentos em processos administrativos e cadastrar processos normatizados no âmbito da UFG.

O cadastro automático consiste na migração de dados cadastrados no Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA) para o SEI. Os dados migrados entre os sistemas são:

1. São migrados dados de estudantes dos cursos de graduação, presencial e EaD, com status "ativo", "trancado" e "cadastrado" e dados de estudantes de pós-graduação (stricto sensu) com status "ativo" e "cadastrado".

3. Estudantes que possuam cadastro anterior (manual) no SEI com conta de e-mail diferente da informada no SIGAA não terão suas contas atualizadas.

5. Semanalmente, será feita migração de dados de novos estudantes que venham a ser cadastrados no SIGAA.

6. Não foi definida regra para inativação de cadastro de usuário externo. Mesmo após desligado da UFG o estudante continua com acesso de usuário externo no SEI.

7. As (os) discentes que encontrarem erros em seu e-mail cadastrado no SIGAA devem corrigí-lo e, posteriormente, solicitar ao Cidarq a correção no SEI-UFG. A solicitação de correção deve ser enviada para o e-mail sei@ufg.br, tendo em vista que, por enquanto, a sincronização (atualização) de dados não é feita para usuários já cadastrados no SEI. A(o) estudante que trocar de matrícula manterá seu acesso como usuário externo com o e-mail informado no primeiro cadastro. Par alterar este e-mail, se necessário, a(o) estudante deve solicitar a atualização ao Cidarq também pelo e-mail sei@ufg.br.

8. A conta de e-mail é a forma de autenticação de acesso de usuários externos no ambiente externo do SEI, juntamente com a senha cadastrada pela(o) usuária(o). Caso a(o) estudante perca o acesso ao seu endereço de e-mail cadastrado, deve solicitar ao Cidarq atualização pelo e-mail sei@ufg.br.

9. Por questões de segurança, as senhas de acesso ao portal UFGNet não são migradas para o SEI-UFG. As(os) estudantes precisarão gerar uma nova senha para acesso ao ambiente de usuário externo do SEI. Posteriormente, poderão alterar a senha provisória para outra de sua preferência.

Para acessar o ambiente de usuário externo (este link) as(os) estudantes devem acessar a página de ambientes do SEI disponível no Portal UFG Virtual e clicar no ícone "Ambiente Externo" ou "Estudantes". Para realizar o primeiro acesso as(os) estudantes devem clicar na opção "esqueci minha senha" e informar o e-mail cadastrado no SIGAA. Será enviada uma mensagem para o e-mail com senha provisória para acesso da(o) estudante.

Caso o processo seja aberto via Peticionamento Eletrônico a visualização do processo é autorizada ao solicitante automaticamente. Para que um(a) usuário(a) tenha acesso ao conteúdo do processo que não foi peticionado pelo próprio usuário (pedido de vistas ao processo), é necessário que um(a) servidor(a) autorize a visualização. O interessado do processo recebe acesso aos autos mediante liberação dada por servidores e/ou colaboradores da UFG. A ação é feita por meio do ícone "Gerenciar Disponibilizações de acesso Externo"

. Neste caso a(o) usuária(o) visualiza os documentos do processo. Vale lembrar que as regras de acesso a processo administrativo por terceiros estão disciplinadas em LEI (Lei de acesso à Informação, Lei do processo Administrativo, dentre outras). Em caso de dúvida o(a) servidor(a) deve registrar consulta ao Cidarq por meio de e-mail institucional ou ofício.

Para que um(a) usuário(a) assine documento é necessário que um(a) servidor(a) autorize a assinatura. A ação é feita por meio do ícone "Gerenciar Liberações para Assinatura Externa"

Informamos que todos os procedimentos de instalação e configuração do módulo de Peticionamento Eletrônico bem como da realização da sincronização de dados entre SIGAA e SEI foram documentados nos chamados 24867, 30338, 30362 e 42267 do sistema GLPI.

Informamos ainda que maiores esclarecimentos poderão ser repassados pelas equipes do Cidarq, CGA e PRPG da Regional Goiânia e das Regionais de Catalão e Jataí.

Documento assinado eletronicamente por Paulo Eduardo de Oliveira Neto, Diretor, em 17/06/2019, às 15:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufg.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0718852 e o código CRC 5BCEEB31.

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